Locadoras de frotas têm crescido significativamente no Brasil e no mundo nos últimos anos. O mercado de aluguel de veículos para empresas está aquecido, e deve crescer ainda mais nos próximos anos, conforme algumas pesquisas apontam.

Segundo a consultoria Frost & Sullivan, o número de empresas que preferem alugar sua frota para desfrutar de manutenção e controle de riscos deve crescer ainda mais a partir de 2020. E isso tem a ver com tendências como contratação de ativos como serviço, sustentabilidade e esforços de redução de custos. 

Uma locadora de frota que pretenda aproveitar as oportunidades que devem surgir deste movimento deve fazer diversos ajustes em sua gestão. Um deles diz respeito ao controle de contratos, processo que visa, entre outras coisas, as facilidades da automatização; e precisa ser muito bem desenhado para evitar erros e manter a conformidade. 

Sobre isso vamos ajudá-lo a refletir ao longo deste artigo.

Continue lendo para ver quais são os cuidados que devem ser tomados para garantir um bom controle de contratos em locadoras de frotas!

O que é controle de contratos em locadoras de frotas

Uma gestora de frota lida com muitos contratos, de diversos tipos, com variados níveis de serviço. Em muitos casos, as cláusulas contratuais são bastante personalizadas para determinados perfis de clientes. 

Logo, é preciso fazer um controle de contratos rígido e, preferencialmente, de maneira automatizada. Isso evita erros e também acelera a produtividade do pessoal do administrativo.

Em linhas gerais, o controle de contratos em locadoras de frotas contempla rotinas como:

  • geração de parcelas de faturamento, conforme cláusulas do contrato;
  • cobrança de item e/ou serviço;
  • geração de nota de entrega (mobilização e simples remessa);
  • cobrança global e inserção de uma ou mais franquias por item;
  • cálculo proporcional na entrada e saída do item;
  • meses faturáveis e não faturáveis;
  • cobrança de excedente de franquia em fatura separada;
  • prorrogação e renovação de contrato;
  • opção de desconto de franquia não utilizado;
  • vinculação no contrato de veículos, acessórios e insumos;
  • vinculação do contrato aos chamados de serviços.

4 cuidados que devem ser tomados no controle de contratos em locadoras de frotas

Confira, a seguir, que cuidados devem ser tomados para que haja um bom controle de contratos em locadoras de frotas.

1. Invista em um sistema de gestão 

Para começar, supere a carga de trabalho manual que sua equipe precisa empregar para controlar os contratos na sua locadora. Busque uma plataforma de gestão especializada em locadoras de frotas na qual as rotinas relacionadas a esse processo sejam bem desenhadas.

Seu sistema de gestão precisa conter parâmetros e travas, elementos que garantam que os usuários não vão sair de uma linha de processo pré-estabelecida. Isso vai ajudar a mitigar os improvisos, e garantir que tudo em torno dos contratos está sob controle. 

2. Tenha regras comerciais bem definidas

Ter um bom sistema, por si só, não é suficiente. Sua locadora também vai precisar definir regras comerciais que estejam em conformidade com a legislação e com as práticas internas de gestão. 

São essas regras que vão fazer com que as cláusulas contratuais sejam bem desenhadas e, ao mesmo tempo, facilitar o controle dos contratos. Assim, a locadora também vai ter uma base de dados confiável para tomar decisões futuras, pois tudo é parametrizado e não permite alterações sem a devida autorização.

3. Automatize os processos 

Com o sistema e as regras bem definidas, é importante também automatizar as rotinas em torno do controle de contratos. Por exemplo, em vez de a equipe precisar se preocupar em buscar os contratos que estão para vencer, o sistema deve gerar alertas com tempo hábil. 

Da mesma forma, também é interessante parametrizar para que o sistema faça a renovação automática dos contratos para determinados clientes. Assim, se foi definido que depois de um determinado período haverá um ajuste de valores de 10%, o sistema faz isso automaticamente e dispara alertas para o time administrativo e, se necessário, também para o cliente. 

4. Treine sua equipe

Agora, tudo isso só flui; o controle de contratos em locadoras de frotas só funciona bem quando se conta com profissionais devidamente qualificados. 

É fundamental que o time conheça as regras contratuais, saiba operar os sistemas e tenha respostas na ponta da língua na hora de tirar dúvidas dos clientes, por exemplo. 

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