Durante o Fórum Rent! de Contabilidade que aconteceu entre os dias 26 e 29 de outubro virtualmente, foram debatidos diversos temas relacionados às práticas contábeis, fiscais e tributárias para locadoras.

Uma das palestras foi apresentada por Jéssica Fernandes, consultora da AUDITLocOne. Ela apontou algumas questões que causam dúvidas nos gestores e profissionais de controladoria nas empresas de locação.

Nós resgatamos esses temas e trouxemos aqui, de maneira sintetizada. Confira!

5 questões contábeis, fiscais e tributárias inerentes ao mercado de locação

1. Locadoras nao sao prestadoras de serviços

A especialista começou relembrando que uma locadora, de veículos ou máquinas, não é uma empresa prestadora de serviços. “Para entender isso de uma vez por todas basta pensar no seguinte: a locadora apenas disponibiliza o ativo, ela não executa nada; logo, não presta serviços”.

As locadoras também não são revendedoras ou comerciantes, muito menos se enquadram nos mercados de fretamento e transporte (no caso das que trabalham com automóveis). 

Então, o que são as locadoras? A resposta é simples: são locadoras. “Este é o setor do mercado onde elas se enquadram”, explicou Jéssica. 

Para a executiva, esse entendimento passa, muitas vezes, por um pouco de nebulosidade pelos profissionais do setor de locação. E a razão disso é que ainda não há na Classificação Nacional das Atividades Econômicas (CNAE) uma definição clara. 

No entanto, é preciso ter clareza: o setor de locação de ativos tem características próprias, que não são compartilhadas com as áreas de prestação de serviços, revenda, transporte, fretamento e comércio.

“Imagine que você declare que a sua locadora é prestadora de serviço, mas não recolheu o Imposto sobre Prestação de Serviços (ISS) — certamente, pagará multas por isso. O mesmo acontece com a declaração de comércio ou revenda: será preciso emitir notas fiscais cada vez que o ativo sair da empresa”.

→ É por isso tudo que é preciso que os empresários e trabalhadores desse setor se engajem na luta pela regulamentação do setor de locação. A partir do momento em que houverem regulamentos e classificações mais claras, também as relações das empresas deste mercado com a gestão contábil, fiscal e tributária serão mais simples, transparentes e proveitosas para todos.

2. Efeitos contábeis, fiscais e tributários das transações de locação

É importante também pensarmos nos efeitos tributários das transações realizadas pelas locadoras. 

Não sendo prestadoras de serviços, comércios, empresas de fretamento e transporte, as locadoras de ativos não estão obrigadas a emitir notas fiscais eletrônicas (NFe). 

Nesse caso, o que se faz com o faturamento? “É preciso emitir um documento equivalente a uma nota fiscal eletrônica: fatura, recibo, cupom fiscal”. 

Mas, pondera a especialista, é preciso ter atenção: os dados a constar neste documento devem ser iguais aos de uma nota fiscal eletrônica.  Por isso, é fundamental se certificar que o sistema utilizado para faturar traga essas características no documento que equivale à NFe.

“No caso de multas de trânsito (locação de veículos) e avarias nos ativos locados, quando há reembolso ao cliente, é preciso faturar essa transação. Para tal, pode-se utilizar nota de débito ou fatura simples. O ponto de atenção aqui é: a transação precisa estar bem explícita para a contabilidade, pois o contador precisa saber a natureza da receita para fazer os lançamentos e recolhimentos equivalentes”. 

Outro fator de cuidado apontado por Jéssica: nos casos de multas e avarias, elas são taxas administrativas; logo, é sim preciso emitir notas fiscais eletrônicas. Isso porque destas transações tributa-se ISS.  

3. Faturamento de locação por assinatura

Com a ascensão do modelo de locação por assinatura, paira no ar a dúvida sobre como se deve contabilizar e tributar. No entanto, a resposta é simples: “assinatura” é só um termo; nada muda em termos contábeis e fiscais do que é realizado tradicionalmente pelas organizações do setor.

Jéssica esclarece que, não importa se a transação foi feita via contrato tradicional ou por assinatura intermediada por um aplicativo web, é preciso emitir fatura para formalizar a negociação, faturar, contabilizar e recolher impostos cabíveis.  

“E mais: se for fechado um contrato de assinatura por  24 meses, devem ser emitidas 24 faturas (uma em cada mês). Só assim estará formalizada a receita”. 

4. Circulação de ativos 

As locadoras que enviam ativos de um estado para outro geralmente têm dúvidas, pois as transportadoras solicitam notas fiscais eletrônicas. O que fazer?

Neste caso, usa-se um “Termo de Circulação de Ativos” (que também pode ser usado para venda; chamando-o de “Termo de Circulação de Vendas”) — que pode ser baixado no site da Receita Federal. “Nele, basicamente, constam a origem, o destino, a transportadora e também fica claro que a locadora não é contribuinte do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS)”, esclarece Jéssica.

5. IFRS e demonstrações patrimoniais

Será que a locadora está dando retorno? Será que os indicadores estão bons? Qual é a performance real do negócio? Na hora de negociar um empréstimo com um banco, terei meios de demonstrar com clareza a saúde da locadora?

Todas essas são perguntas que podem ser respondidas com precisão com a geração de balanços patrimoniais seguros. 

Antes da implementação da International Financial Reporting Standards (IFRS) em 2009, os investidores estrangeiros vinham ao Brasil, olhavam nossas demonstrações e não entendiam — também era difícil para os próprios brasileiros, especialmente pelas complexidades do nosso sistema fiscal/tributário.

“A IFRS veio para mudar toda a estrutura dos balanços brasileiros. Ela padronizou e criou uma única linguagem, pois colocou o país nos trilhos de normas contábeis globais”. 

Entre as mudanças trazidas pela IFRS, destacam-se:

  • a possibilidade de inserir no balanço os imobilizados a valor de mercado (ou próximo a ele) — depreciação societária, não mais focada unicamente na depreciação da Receita Federal, que praticamente inutilizava os ativos em cinco anos;
  • a possibilidade de levar ativos que estão para serem imobilizados nos próximos 12 meses para o ativo circulante.

→ Logo, é fundamental para a locadora entender os novos paradigmas contábeis bem como contar com tecnologia que coloque a gestão contábil dentro deles. Dessa forma, evita-se erros nas demonstrações patrimoniais — que podem gerar multas, mas também mascarar o real valor dos ativos.

→ Leia também: Como o LOC1 melhora a gestão contábil das locadoras!

O que você achou desses tópicos sobre particularidades contábeis e fiscais que trouxemos aqui? Quer melhorar a gestão contábil da sua locadora? Conheça agora o LOC1: Para locadoras de Veículos & MobilidadePara locadoras de Máquinas & Equipamentos.