El concepto de Compliance describe el proceso de asegurar que una empresa y sus empleados sigan las leyes, regulaciones, estándares y prácticas (éticas, comerciales, etc.) que se aplican al segmento en el que operan.

Cuando realizado de manera efectiva, el Compliance cubre las políticas y reglas internas y las leyes federales, estatales y locales. Y ayuda a la organización a prevenir y detectar violaciones de las reglas, lo que puede salvarla de multas y demandas judiciales, pero también mantiene la coherencia estratégica.

Asimismo, el Compliance corporativo establece expectativas para el comportamiento de los empleados, ayuda a los equipos a concentrarse en objetivos y operaciones más amplios para que funcionen sin problemas.

En este artículo, vamos a reflexionar sobre la importancia de este tema para el mercado de alquiler (de vehículos, maquinaria, equipos etc.). ¡Adelante!

Principales desafíos de Compliance en las empresas de alquiler

¡Comencemos hablando de los tres principales desafíos de Compliance que enfrentan las empresas del mercado Rental en la actualidad!

Conformidad financiera, fiscal y contable

Uno de los grandes frentes a trabajar bajo el paraguas de Compliance en las empresas de alquiler es la conformidad financiera, fiscal y contable. Eso es porque a medida que avanza el negocio, la supervisión del gobierno también aumenta.

Es interesante tomar como ejemplo estos tres frentes, ya que están estrechamente vinculados y deben gestionarse de manera integrada.

De esta forma, se garantiza control de todas las transacciones financieras (entradas, salidas, inversiones, márgenes de beneficio, etc.), cumplimiento tributario (impuestos, obligaciones tributarias, rendición de cuentas, etc.) y control contable ( datos que demuestren el desempeño del negocio; estadísticas, resultados, etc.).

Protección de datos

Otro ejemplo de demanda de Compliance que también afecta a las empresas de alquiler es el cumplimiento de la legislación relativa a la gestión de los datos de los ciudadanos.

Cada país tiene sus reglas y deben seguirse en el manejo de datos personales de clientes, empleados, proveedores, prestadores de servicios, etc.

Responsabilidad social y medioambiental

La responsabilidad social y medioambiental es también otra demanda cada vez más latente en el mercado del alquiler. Lo que se espera hoy es que las empresas, junto con toda su cadena de proveedores y parceros comerciales, desarrollen sus actividades sin impactar negativamente la vida de las personas y el medio ambiente.

Se trata de un movimiento que impregna prácticamente todos los segmentos del mercado, influye en la legislación y está en la mira de consumidores cada vez más exigentes.

La tecnología como fundamental en el Compliance de las empresas de alquiler

Además de adaptaciones administrativas, la sistematización de procesos, así como la actualización constante, requiere el uso de aplicaciones tecnológicas. 

¡Vea, a continuación, cómo las soluciones tecnológicas especiales pueden mejorar el cumplimiento de las empresas de alquiler!

Gestión responsable de informaciones

Para adaptarse a las leyes de protección de informaciones personales o garantizar el control de la relación con proveedores y socios, buscando una mayor adherencia a los ESG, es fundamental contar con una gestión basada en datos. 

De lo contrario, la carga de trabajo se vuelve gigantesca y debe hacerse manualmente, consumiendo recursos y haciendo que el gerente y su equipo sean más operativos y menos analíticos.

Administración integral y centralizada

¿Qué pasa con la integración financiera, contable y fiscal? Lo que siempre recomendamos es utilizar un único software de gestión de alquiler para ello. 

A través de este tipo de sistema, los gerentes pueden poner todo en la misma página, administrar el negocio en un solo entorno tecnológico, ganando automatización, control y visualización de datos, entre otros beneficios.

En la práctica, las soluciones tecnológicas deben verse como un apoyo a los procesos y a las personas y no sería diferente cuando hablamos de contabilidad y tributación.

Por ejemplo, cuando hablamos de entrar en un nuevo contrato de arrendamiento, con sus variadas reglas comerciales y la empresa de alquiler está utilizando un ERP legítimo, tiene la capacidad de documentar lo que vende, cómo cobra y, por lo tanto, también como factura.

Previsibilidad, mirada al futuro

Los sistemas tecnológicos ayudan a predecir lo que recibirá la empresa, dónde entrará esta entrada en las obligaciones fiscales accesorias, qué tipo de impuestos, etc. Si el documento es una factura común, estamos hablando de ciertos impuestos, pero si es una factura de alquiler, la forma de tributación es diferente, con efectos en la contabilidad final.

Todas estas transacciones, contratos de arrendamiento, modificaciones, mantenimiento correctivo y preventivo, aplicación de nuevos elementos (accesorios), que pueden ser miles y miles de transacciones a lo largo del mes, generarán informes e información fundamental para la contraloría, a saber:

  • financiero (flujo de caja, financiación de la flota, etc.)
  • operativo (tasa de utilización financiera, tasa de alquiler, etc.)
  • contabilidad (balance en NIIF – modelo preferido por los bancos, análisis económico / financiero, etc.)
  • base de estudio para planejamento fiscal, etc.

En suma,

Cuando hablamos de Compliance en negocios de alquiler, nos referimos a la gestión con el cumplimiento de las leyes, normativas y estándares. Esto con respecto a la legislación a la que está sujeto el segmento, pero también a las normativas internas y las buenas prácticas de mercado.

Sin tecnología, actualmente es imposible garantizar la integridad de la información. Por ende, es imposible alcanzar el Compliance.

La buena noticia es que las herramientas tecnológicas ahora son mucho más accesibles, más fáciles de implementar y más baratas.

Aquí en B1 Rental, brindamos soluciones para que las empresas de alquiler de automóviles, máquinas y equipos se vuelvan más digitalizadas, automatizadas e inteligentes.

Nuestros clientes a menudo ven un gran salto cualitativo al adoptar nuestros sistemas en sus operaciones. Aumentan la productividad, obtienen más control, reducen costes y aumentan la rentabilidad. En general, logran la excelencia en Compliance.

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